Het soepel laten verlopen van een Europees project valt of staat met de kwaliteit van onderlinge communicatie. Het is daarom zaak het projectteam regelmatig bijeen te roepen. Bespreek tijdens deze ontmoetingen de voortgang om ervoor te zorgen dat er tijdig ingegrepen kan worden indien er zich onvoorziene omstandigheden voordoen. Koppel dit ook terug naar de subsidieverstrekker en andere betrokkenen om eventuele problemen bij de uitvoering te voorkomen. EU-subsidies zijn namelijk minder flexibel dan financiële middelen uit andere bronnen.